IL CONTROLLO DEL NOTAIO NELLE DELIBERE DI MODIFICA STATUTARIA DI SOCIETA’ DI CAPITALI

Capita sempre piu’ spesso di dover verbalizzare Assemblee di modifica di statuto, connesse o meno ad operazioni societarie di piu’ vasta portata, di societa’ di capitali il cui capitale risulta, in tutto od in parte, assoggettato ad usufrutto, pegno, sequestro, per lo piu’, in questi ultimi due casi, a favore di istituti bancari.

Nella complessa normativa che regola il controllo delle delibere assembleari sono possibili conflitti di valutazioni sul regolare svolgimento delle operazioni.

Durante l’Assemblea il controllo e’ ripartito fra il Presidente dell’Assemblea, assistito dal relativo ufficio di segreteria, ed il Notaio al quale ultimo l’art. 2436 del C.C. attribuisce la verifica “dell’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge”.

Effettuate queste verifiche il Notaio dovra’ chiedere l’iscrizione della delibera nel Registro Imprese, il quale, sempre a mente dell’art. 2436 del c.c., deve verificare “la regolarita’ formale” della documentazione.

Quindi, per procedere alla iscrizione di una siffatta delibera, occorre percorrere un iter composto da un triplice controllo: del Presidente, che ai sensi dell’art. 2371 del c.c. accerta la regolarita’ della convocazione e della costituzione dell’Assemblea e quindi la presenza o la rappresentanza degli aventi diritto a partecipare e degli aventi diritto a voto e verifica quindi anche la  regolarita’ delle votazioni; del Notaio, che deve verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge e, infine, del Registro Imprese, che deve provvedere all’iscrizione dopo aver verificato la regolarita’ formale della documentazione.

Nello sviluppo di questa attivita’ di controllo, il Notaio in particolare deve tener conto anche del disposto dell’art. 138 bis della Legge Notarile che prevede che il Notaio che chieda l’iscrizione nel Registro Imprese di deliberazioni di societa’ di capitali, dallo stesso verbalizzate, quando risultano “manifestamente inesistenti le condizioni richieste dalla legge”, viola l’art. 28 della legge notarile, con rischio addirittura di sospensione.

E’ evidente a questo punto che accertare la regolarità di tutto l’iter che dalla convocazione dell’Assemblea porta all’iscrizione nel Registro Imprese della relativa delibera, compete a tre soggetti che possono avere opinioni differenti sui singoli momenti del percorso.

Il Notaio non ha potere di accesso a tutti i documenti della societa’ e quindi la sua indagine sara’ limitata alla documentazione che gli viene fornita o a quell’altra che egli eventualmente richieda e dovra’ quindi attendere il comportamento del Presidente dell’Assemblea per determinare il proprio.

Gia’ a questo punto possono manifestarsi diversita’ di lettura del contesto, che possono portare al rifiuto del Notaio di procedere alla iscrizione della delibera nel Registro delle Imprese.

Il Notaio infatti, nonostante i poteri attribuiti al Presidente dell’Assemblea, deve accertare che l’Assemblea sia stata regolarmente convocata, regolarmente costituita, acquisendo la documentazione dal Registro Imprese o che comunque gli verra’ fornita e dovrà verificare anche che siano presenti gli aventi diritto a voto, oltre agli amministratori ed ai sindaci.

Qualora le azioni o le quote di societa’ risultino sottoposte a usufrutto, pegno od a sequestro dovra’ verificare che siano presenti coloro che, in base alla documentazione o alle norme di legge, abbiano il diritto di esprimere il voto sulla materia trattata.

In merito a questo ultimo punto e’ superfluo precisare che gli argomenti all’ordine del giorno devono essere leciti e possibili.

In sostanza la verifica del Notaio e’ quella relativa alla corretta imputabilita’ della delibera ad una Assemblea regolarmente costituita, nella quale il voto sia espresso correttamente, su un oggetto lecito e possibile.

Puo’ accadere che il Notaio ed il Presidente dell’Assemblea abbiano valutazioni diverse su chi debba essere presente in Assemblea e debba esprimere il voto su un determinato argomento o sull’interno ordine del giorno.

Ove il Presidente, in un contesto di incertezza, ritenga idonea sia la costituzione dell’Assemblea, sia la presenza di un soggetto che ritiene legittimato ad esprimere il voto, in contrasto con l’opinione del Notaio, questo ultimo, pur avendo informato il Presidente circa le proprie perplessità, non potra’ sospendere la verbalizzazione ma unicamente rifiutare il deposito al Registro Imprese ai sensi dell’art. 2436 del c.c. e tenuto conto del disposto dell’art.138 bis della legge notarile, ove ne ricorrano i presupposti.

Poiche’ infatti l’art. 2371 del c.c. individua nel Presidente dell’Assemblea il soggetto che dirige l’Assemblea stessa ed ha il potere, in primis, di verifica sulla corretta costituzione della stessa e sulla legittimazione al voto, possiamo concludere che prevalgono, in sede di Assemblea, le decisioni del Presidente, che il Notaio debba procedere alla verbalizzazione e successivamente debba rifiutarsi di depositare il verbale per l’iscrizione al Registro Imprese.